采購(gòu)管理主要是對(duì)進(jìn)銷存模塊的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行日常管理的一個(gè)功能模塊。

比較完善的采購(gòu)管理包括采購(gòu)需求、采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)、采購(gòu)?fù)素?、采?gòu)付款等功能模塊。下面逐個(gè)介紹我們關(guān)心的幾個(gè)功能模塊的需求。

一、采購(gòu)訂單

采購(gòu)訂單就是指企業(yè)與供應(yīng)商間的一個(gè)購(gòu)銷契約，采購(gòu)訂單可視同企業(yè)的訂貨合同書(shū)。單據(jù)中記錄了對(duì)某個(gè)供應(yīng)商訂貨時(shí)間、供應(yīng)貨品的數(shù)量、已收貨數(shù)量等資料。也有企業(yè)直接就把采購(gòu)入庫(kù)單當(dāng)做采購(gòu)合同，或者把采購(gòu)合同單當(dāng)做采購(gòu)入庫(kù)單。進(jìn)銷存難就難在進(jìn)銷存的個(gè)性化非常強(qiáng)，每家企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)都有可能不同。

采購(gòu)訂單應(yīng)由兩部分組成。一部分包括訂單編號(hào)、采購(gòu)日期、供貨商、經(jīng)手人、金額合計(jì)以及備注等基本信息，我們叫做主表。還有一張表，包括采購(gòu)訂單的基本貨品信息。一張采購(gòu)訂單，應(yīng)該可以采購(gòu)多個(gè)貨品，我們?cè)谶@里叫做子表。主表和子表的關(guān)系應(yīng)該是1∶N的關(guān)系。

二、采購(gòu)入庫(kù)

所謂采購(gòu)入庫(kù)就是把采購(gòu)的貨品存放到倉(cāng)庫(kù)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。采購(gòu)入庫(kù)其實(shí)是一個(gè)非常復(fù)雜的活動(dòng)，對(duì)于質(zhì)量要求比較嚴(yán)格的企業(yè)，采購(gòu)入庫(kù)之前，還有采購(gòu)驗(yàn)收的過(guò)程，對(duì)于貨品的數(shù)量，也有發(fā)貨數(shù)量、入庫(kù)數(shù)量、合格數(shù)量、不合格數(shù)量等。尤其是軍工行業(yè)，要求“舉一反三”，發(fā)現(xiàn)某個(gè)批次的貨品有問(wèn)題，要全部往回追溯，所以單據(jù)上的數(shù)據(jù)項(xiàng)比較多，跟采購(gòu)訂單一樣，采購(gòu)入庫(kù)也由兩部分組成。

一部分包括入庫(kù)編號(hào)、入庫(kù)日期、供貨商、經(jīng)手人、金額合計(jì)以及備注等基本信息，我們叫做主表。還有一張表，包括采購(gòu)入庫(kù)的基本貨品信息。一張采購(gòu)入庫(kù)單，應(yīng)該可以入庫(kù)多個(gè)貨品，我們?cè)谶@里叫做子表。主表和子表的關(guān)系也是1∶N的關(guān)系。還有的采購(gòu)入庫(kù)單，是從采購(gòu)訂單生成而來(lái)，我們這里也是支持的。對(duì)于有很多個(gè)分公司的大型企業(yè)，一般會(huì)有自己的采購(gòu)配送中心，多個(gè)采購(gòu)需求對(duì)應(yīng)一個(gè)采購(gòu)合同，多個(gè)采購(gòu)合同，又對(duì)應(yīng)一個(gè)采購(gòu)入庫(kù)單，再加上退換貨，這個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)是非常復(fù)雜的，全靠系統(tǒng)去解決問(wèn)題就需要一套復(fù)雜的ERP系統(tǒng)，我們這里不去介入這么復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)。僅僅是一張采購(gòu)入庫(kù)單，只對(duì)應(yīng)一張采購(gòu)訂單，就可以了。

三、采購(gòu)?fù)素?/p>

所謂采購(gòu)?fù)素?，就是采?gòu)來(lái)的貨品，由于某種原因，退回給原供應(yīng)商的業(yè)務(wù)過(guò)程。它是采購(gòu)入庫(kù)的逆過(guò)程。就像在采購(gòu)入庫(kù)里討論的那樣，大型企業(yè)采購(gòu)?fù)素浀臉I(yè)務(wù)過(guò)程，也比較復(fù)雜，我們這里就不多討論了，我們只關(guān)注采購(gòu)?fù)素泦闻c采購(gòu)入庫(kù)單一對(duì)一的情形。即一張采購(gòu)?fù)素泦危粚?duì)應(yīng)一張采購(gòu)入庫(kù)單，但是一張采購(gòu)入庫(kù)單，可分多次退貨，采購(gòu)?fù)素泦?/p>

采購(gòu)?fù)素浺灿蓛刹糠纸M成。一部分包括退貨編號(hào)、退貨日期、供貨商、入庫(kù)單號(hào)、金額合計(jì)以及備注等基本信息。還有一張子表，包括所有退貨的基本貨品信息。主表和子表的關(guān)系也是1∶N的關(guān)系。

四、采購(gòu)付款

采購(gòu)付款，就是指對(duì)于采購(gòu)的貨品，財(cái)務(wù)上進(jìn)行付款的過(guò)程。對(duì)于同一個(gè)供應(yīng)商，我們一張付款單，可能對(duì)應(yīng)多張采購(gòu)入庫(kù)單，所以我們這里的付款單，只跟供應(yīng)商對(duì)應(yīng)上。一張采購(gòu)入庫(kù)單，也可以分批付款，采購(gòu)付款的主表信息包括單據(jù)編號(hào)、付款日期、供貨商、金額合計(jì)以及備注等基本信息。子表包括入庫(kù)單號(hào)、入庫(kù)金額，本次付款金額，未付金額等基本信息。主表和子表的關(guān)系也是1∶N的關(guān)系。